Versión 1.1 · 30 de septiembre de 2026

Política de Tratamiento de Datos Personales de VEKTRA

(Reemplaza la versión 1.0 del 27 de septiembre de 2026.) De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (arts. 2.2.2.25.1.1 y siguientes) y la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

1. Quién trata los datos

Carlos Manuel González Álvarez, persona natural, quien opera VEKTRA (en proceso de constitución como sociedad). Domicilio: Barranquilla, Colombia
Correo para ejercer tus derechos: contacto@vektraofficial.com

Esta política aplica a dos situaciones distintas — léela con cuidado según cuál seas:

• Si eres dueño o parte del equipo de un negocio con cuenta en VEKTRA: frente a TUS datos (correo, nombre, teléfono de contacto), VEKTRA es Responsable del tratamiento y esta política te aplica directo.
• Si eres cliente de un negocio que usa VEKTRA (le escribiste al WhatsApp de una tienda, veterinaria, taller, etc. que usa nuestro Asistente): frente a TUS datos, el negocio es el Responsable y VEKTRA es el Encargado (ver el Contrato de Encargo). Igual puedes ejercer tus derechos escribiéndonos a nosotros o al negocio: los atendemos igual, y le avisamos al negocio.

2. Qué datos tratamos

2.1 De quien tiene cuenta (dueño, personal, soporte del negocio)

Nombre, correo, teléfono, rol dentro del negocio, y los registros de uso del panel (qué hiciste, cuándo — para la auditoría de seguridad).

2.2 De los clientes finales (quienes escriben por WhatsApp)

Los que el propio cliente comparte en la conversación: nombre, teléfono (el número de WhatsApp), y lo que dependa de cada negocio — correo, dirección de entrega, qué compró o qué cita agendó. El Asistente no pide más datos de los necesarios para atender lo que el cliente busca, y no guarda nada que el cliente no haya escrito él mismo.

Si el negocio opera en salud (consultorios, veterinarias), el cliente puede mencionar datos de salud (síntomas de una mascota o, si el rubro fuera de personas, propios) al pedir un turno: son datos sensibles y se tratan con el cuidado adicional que exige la ley — nunca se usan para nada más que gestionar ese turno.

3. Finalidades del tratamiento

• Prestar el servicio de VEKTRA a los negocios (crear y administrar la cuenta, facturar el plan, dar soporte).
• Que el Asistente atienda a los clientes finales de esos negocios por WhatsApp: responder consultas, dar precios y disponibilidad, agendar, registrar pedidos.
• Generar métricas de uso (cuántos mensajes, cuántas ventas) para que el dueño vea cómo funciona su negocio en el panel.
• Seguridad: detectar y responder a accesos indebidos o usos abusivos.
• Cumplir obligaciones legales (contables, tributarias, o requerimientos de autoridad competente).

No usamos los datos de los clientes finales para publicidad de terceros, ni los vendemos, ni los cruzamos entre negocios distintos.

4. Cómo se recogen los datos y la autorización

• Del dueño del negocio: al registrarse en el panel, aceptando esta política, los Términos y Condiciones y el Contrato de Encargo. Queda registro de qué versión aceptó, cuándo y desde qué dirección.
• Del cliente final: la primera vez que el Asistente necesita guardar un dato personal suyo, le manda el aviso de privacidad corto con un enlace a esta política, y sigue la conversación entendiendo que continuar equivale a autorizar ese tratamiento para esa finalidad puntual (atender su pedido o cita). Queda registrado el número, la fecha y la versión del aviso.

5. Tus derechos como titular

Como titular de tus datos personales tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder gratuitamente a tus datos.

Cómo ejercerlos

• Por WhatsApp, si eres cliente de un negocio: escríbele "mis datos" para ver qué tiene guardado, "borrar mis datos" para pedir su supresión, o "no me escriban más" para que el Asistente deje de contactarte.
• Por correo a contacto@vektraofficial.com, indicando tu nombre, el dato o negocio al que se refiere tu solicitud, y qué pides.
• El dueño de un negocio, por sus clientes: desde el panel puede corregir o eliminar la ficha de la persona (Clientes). Para la supresión completa (ficha, conversaciones, historial y archivos que haya enviado) o para entregarle una copia de sus datos, escribe a contacto@vektraofficial.com y lo atendemos en los plazos de abajo.

Plazos

• Consultas: respondidas en máximo diez (10) días hábiles desde la recepción. Si no es posible en ese plazo, se informa al titular antes de que venza, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá (máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo).
• Reclamos (corrección, actualización o supresión, revocatoria): respondidos en máximo quince (15) días hábiles desde la recepción, prorrogables por ocho (8) días hábiles más si se avisa antes del vencimiento del plazo inicial.
• Mientras se atiende un reclamo, el dato queda marcado con el estado "en trámite" y no se entrega a terceros.

6. A quién se transfieren o transmiten los datos

Ver la lista de subencargados y el detalle de las transferencias internacionales en el Contrato de Encargo, sección 5: Meta (WhatsApp, Estados Unidos), el proveedor del modelo de lenguaje (hoy DeepSeek, China) y el proveedor de alojamiento en la nube.

No transferimos datos a otros negocios que usen VEKTRA, ni a terceros con fines comerciales distintos a los descritos en esta política.

7. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Las bases de datos se inscribirán ante la SIC cuando la ley lo exija (umbral de activos de 100.000 UVT). Mientras tanto, VEKTRA se comporta como si la obligación aplicara.

8. Seguridad

Ver el resumen público en la Política de Seguridad e Incidentes. En corto: contraseñas nunca guardadas en texto plano, credenciales de WhatsApp cifradas, aislamiento estricto entre los datos de negocios distintos, límites de acceso por rol, y un procedimiento de respuesta ante incidentes que incluye avisar a los afectados.

9. Menores de edad

VEKTRA no está dirigido a menores de edad y no solicita deliberadamente datos de menores. Si un negocio opera con clientela que puede incluir menores (por ejemplo, tutores de mascotas menores de edad, poco común pero posible), el Responsable del tratamiento (el negocio) debe asegurarse de contar con la autorización del representante legal cuando corresponda.

10. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 30 de septiembre de 2026. Los cambios sustanciales se avisan por correo a los dueños de cuenta y, para los clientes finales, en el próximo aviso de privacidad que reciban por WhatsApp.

11. Retención y borrado

Los datos personales se conservan mientras dure la relación contractual con el negocio y, como máximo, durante estos plazos:

Cuando un negocio cierra o cancela su cuenta, sus datos y los de sus clientes se conservan 30 días más, por si reactiva la cuenta. Después se borran, salvo que la ley obligue a conservarlos por más tiempo.