Versión 1.0 · 27 de septiembre de 2026
Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos Personales
Anexo de los Términos y Condiciones de VEKTRA. Se celebra entre el negocio que crea una cuenta en VEKTRA (el «Responsable») y Carlos Manuel González Álvarez, quien opera VEKTRA (el «Encargado»), de acuerdo con el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 y la Ley 1581 de 2012.
1. Objeto
El Encargado trata, por cuenta del Responsable y siguiendo sus instrucciones, los datos personales de las personas que le escriben al Responsable por WhatsApp (clientes, contactos, potenciales clientes) para que el Asistente pueda atenderlas: responder consultas, dar precios y disponibilidad, agendar citas, registrar pedidos y llevar el historial de esa relación comercial.
2. Instrucciones del Responsable
El Responsable instruye al Encargado para que trate los datos exclusivamente para:
- responder mensajes de WhatsApp con la información del catálogo y las reglas que el Responsable cargó;
- registrar los datos que el cliente da voluntariamente en la conversación (nombre, teléfono, dirección, correo, lo que compró o agendó);
- mostrarle esos datos al Responsable en su panel;
- generar métricas agregadas de uso del servicio.
Cualquier instrucción distinta debe darse por escrito (el panel, o un correo a soporte@vektraofficial.com) y el Encargado puede advertir si una instrucción contraviene la ley.
3. Tipo y finalidad de los datos
| Tipo de datos | Identificación (nombre, teléfono, correo, dirección), transaccionales (compras, citas, pagos declarados), y ocasionalmente datos sensibles si el Responsable opera en salud, según lo que el cliente comparta espontáneamente. |
| Categorías de titulares | Clientes y contactos del Responsable. |
| Finalidad | Atención comercial automatizada por WhatsApp y su registro histórico. |
| Duración | Mientras dure la relación contractual con VEKTRA, más el plazo de retención que fija la Política de Tratamiento de Datos. |
4. Obligaciones del Encargado (VEKTRA)
El Encargado se compromete a:
- Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones del Responsable y este contrato — nunca para fines propios ni de terceros.
- Guardar confidencialidad sobre los datos, aun después de terminado el contrato.
- Implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables (ver la Política de Seguridad e Incidentes): cifrado de credenciales, contraseñas con derivación criptográfica, aislamiento entre negocios, límites de acceso por rol.
- Ayudar al Responsable a atender los derechos de los titulares (consulta, corrección, supresión, revocatoria) cuando el Responsable lo requiera, con las herramientas del panel o, si hace falta, con soporte directo.
- Avisar al Responsable sin demora injustificada ante cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible sobre qué pasó, qué datos pudieron verse afectados y qué se está haciendo.
- No transferir los datos a un tercer país sin informarlo (ver la sección 5) y sin las garantías que la Ley 1581 exige.
- Devolver o borrar los datos al terminar la relación, según elija el Responsable, en los plazos de la Política de Tratamiento de Datos — salvo obligación legal de conservarlos.
- Permitir auditorías razonables del Responsable sobre el cumplimiento de este contrato, con aviso previo.
5. Subencargados y transferencias internacionales
Para prestar el servicio, el Encargado se apoya en:
| Subencargado | Para qué | País |
|---|---|---|
| Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Cloud API) | Enviar y recibir los mensajes de WhatsApp | Estados Unidos |
| DeepSeek (o el proveedor de modelo de lenguaje vigente — ver Política de Uso de IA) | Generar las respuestas del Asistente a partir de la conversación | China |
| Proveedor de alojamiento en la nube | Alojar la base de datos y la aplicación | Se informa en la política de datos |
El Responsable autoriza estas transferencias al aceptar este contrato, entendiendo que China y Estados Unidos no están en la lista de países con nivel adecuado de protección de datos que reconoce Colombia, por lo que el tratamiento ahí se ampara en esta autorización expresa (Ley 1581, art. 26, literal a) y, para Meta, en sus propios términos de encargo de datos de WhatsApp Business.
Si el Encargado cambia de subencargado o de proveedor de modelo de lenguaje, lo informa con al menos 30 días de anticipación por correo y en el panel, y el Responsable puede oponerse u optar por otro proveedor si el panel ofrece alternativas.
6. Terminación
Al terminar la relación (por cierre de cuenta o por cualquier otra causa), el Encargado, a elección del Responsable:
- devuelve los datos (exportación del catálogo y de la ficha de clientes en un formato reutilizable), o
- los borra de forma segura,
dentro de los 30 días siguientes, salvo que una norma exija conservarlos más tiempo (por ejemplo, información con relevancia contable o tributaria), en cuyo caso se conservan solo por ese plazo y con el único fin de cumplir esa norma.
7. Responsabilidad
El Encargado responde ante el Responsable por los daños causados por un tratamiento contrario a este contrato o a la ley, en los términos del límite de responsabilidad de los Términos y Condiciones (sección 9), salvo dolo o culpa grave.
8. Vigencia
Este contrato rige mientras exista la cuenta del Responsable en VEKTRA, y sus obligaciones de confidencialidad y borrado sobreviven a su terminación.